La
digitalizzazione ha rivoluzionato la gestione documentale nella Pubblica
Amministrazione.
Con l’adozione di portali e applicativi informatici avanzati,
i documenti cartacei si trasformano in dati digitali, garantendo maggiore
efficienza e accessibilità. Tuttavia, questa evoluzione porta con sé rischi
importanti: dispersione dei dati, difficoltà di interpretazione nel tempo e
complicazioni nella correlazione tra sistemi diversi.
Per ridurre
questi rischi, è fondamentale adottare protocolli rigorosi, standard di
metadati interoperabili e garantire la conformità alle normative sulla
conservazione digitale.
La gestione dei
documenti non è solo un’attività tecnica: rappresenta un pilastro della
democrazia. Il fascicolo cartaceo, conservato negli archivi fisici, è simbolo
del diritto di accesso ai documenti sancito dalla Legge 241/1990 e integrato
dalla Legge 15/2005.
Questo diritto
permette ai cittadini di ottenere informazioni su attività di pubblico
interesse, tutelando trasparenza e responsabilità della Pubblica
Amministrazione. La digitalizzazione, quindi, deve garantire che i documenti
mantengano la stessa funzione di tutela dei diritti e di memoria storica.
La transizione al
digitale, pur necessaria per modernizzare i servizi pubblici, ha evidenziato
criticità importanti. Molti documenti rimangono intrappolati all’interno di
applicativi verticali, incapaci di comunicare tra loro.
Questo frammenta
l’archivio e rende difficile ricostruire il percorso decisionale della PA.
È quindi
essenziale consolidare i dati come record documentali completi, garantendo la
loro integrità, tracciabilità e accessibilità nel tempo, indipendentemente dai
sistemi che li hanno generati.
Una gestione
documentale digitale efficace si basa su alcuni principi chiave:
- Archiving by Design
La conservazione
e l’accessibilità dei dati devono essere pianificate già nella progettazione
dei sistemi informativi. Solo così si garantisce che le informazioni rimangano
fruibili anche a distanza di anni.
- Separazione delle competenze
Gli applicativi
verticali si concentrano sul proprio core business, mentre l’archivio gestisce
conservazione, scarto e correlazione dei documenti, permettendo agli operatori
di concentrarsi sulle loro attività senza compromettere la gestione dei dati.
- Aggregazione dei dati e visione completa
Gli archivi digitali devono essere in grado di
aggregare informazioni provenienti da sistemi diversi, creando fascicoli
virtuali completi e consentendo una visione integrata delle attività
amministrative.
L’evoluzione
digitale sta aprendo nuove prospettive per la gestione documentale, e Deda Next
è in prima linea nel guidare questa trasformazione.
L’introduzione di
tecnologie avanzate come l’intelligenza artificiale consente oggi di migliorare
significativamente l’efficienza degli archivi. Funzionalità come la
classificazione automatica dei documenti, la ricerca semantica e la costruzione
di relazioni tra dati permettono di organizzare le informazioni in modo
intelligente, rapido e coerente, riducendo il rischio di errori e di perdita di
memoria storica.
Questi strumenti
rendono gli archivi non solo più accessibili, ma anche più affidabili,
contribuendo a proteggere cittadini e Pubblica Amministrazione dai rischi
connessi alla generazione di dati non verificabili o inconsistenti.
L’integrazione dell’IA con metodologie consolidate di gestione documentale
permette di contestualizzare le informazioni, tracciare le relazioni tra i dati
e facilitare decisioni amministrative più trasparenti e consapevoli.
Le nostre
soluzioni per la gestione documentale punta a consolidare i dati in archivi
unici, sicuri, interoperabili e accessibili nel tempo. In questo modo aiutiamo
le Amministrazioni a preservare la memoria storica, giuridica e culturale degli
Enti, garantendo al tempo stesso trasparenza, certezza del diritto e continuità
operativa.
L’evoluzione digitale non è, infatti, soltanto una questione di
efficienza, ma diventa uno strumento strategico per l’innovazione dei sistemi,
la valorizzazione dei dati e la costruzione di una Pubblica Amministrazione
sempre più moderna e affidabile.
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